精细化文档管理,看易稻壳如何为企业赋能

随着业务对大数据分析的需求日益增长,非结构化数据的管理逐渐成为企业数据管理的重要组成部分。鉴于非结构化数据拥有丰富和多样的信息量(无格式文本、各类格式文档、图像、音频、视频等多种异构的格式文件), 因此较之结构化数据拥有更大的数据资产化价值;但凡事皆有两面,非结构化数据的无序性、分散性、难以标准化和理解,也对企业的数据规划治理提出了新的挑战。

传统企业数字资产(非结构化数据)的管理难点

数据的合规性、安全性风险

1.企业安全合规经营风险:大量过程文档、结果文档在流转、利用的过程中存在一些隐性的安全合规问题成为企业安全经营的挑战。

2.文档安全体系及权限、行为控制风险:文档体系缺乏一套完整的权限控制及行为控制体系,版本管理、外发分享、文档安全方面有一定风险。

数据资产复用及知识体系构建

1.数字资产流失及复用面临挑战:大量业务文档、项目文档的企业及组织可复用经验无法传承及复用,对集团提升组织的持续竞争力造成一定长期影响。

2.企业知识运营:如何持续盘活不断激增的以文档档案为主的非结构化数据,使之成为企业能够传承迭代的知识体系的一部分。

企业运营效率的降低和人力成本的提升

1.持续增长的文档数量:文档增长迅速,非结构化数据爆发式增长,企业目前没有集中统一的存储、管理系统。

2.围绕文档展开的工作效率持续降低:人员及组织架构越来越庞大,文档查找、定位及协作耗费的员工时间成本不断攀升。

那么,如何对传统企业中存在的大量非结构化数据进行安全合规的有效治理,进一步发挥其数据资产化价值,成为众多智能 IT 软件企业研究的课题。上海泰列渥克信息科技有限公司作为一家有着二十余年信息化行业服务经验的本土化软件企业,深知统一集中的数据资产在企业业务系统及业务场景中流转的重要性,开发迭代的易稻壳企业数字资产管理平台,可有效解决传统企业非结构化数据资产的管理难题。

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易稻壳文档管理功能亮点

1.数字资产体系化管理,为企业搭建非结构化数据平台

将企业所有分散存储于个人、系统的文档统一集中上传至文档库,通过构筑内容业务场景(档案、合同、项目文档管理、过程文档管理、知识运营等业务场景),配合企业的数字资产管理战略,实现数字资产在业务过程中自然沉淀积累在数字资产管理平台。

2.文档加密系统管理,满足企业安全合规保障

· 文档放心、安全分享

Web及移动端分享可控可查,分享有效期,指定分享人、加密分享、分享追溯皆可实现。

· 文档加密严密且简单

基于AD域控的安全加密机制,增加权限管理,加强资产保护。

3.文档自定义授权,构建企业级文档分类权限体系

· 构筑完整的文档权限体系

文档库&文档&文件夹多分级并实现自定义授权,实时保护监管,未经审批或无授权无权外发。

· 文档全生命周期监控

全程回溯所有文档操作记录,操作人,提供业务追溯及审计依据。

4.文档管理全面电子化,提升企业运营效率

· 文档协同

实时多人在线协同编辑,动态拼合。

· 高效定位

自定义编写搜索算法,强大的搜索引擎对全站数据进行检索,全盘一秒实现搜索扫描。

· 文档多版本差异化比对

多文档在线对比,免除人工审阅纠错,减少时间成本及潜在风险。

· 文档全生命周期管理

所有文档全版本有案可查,记录所有差异、修改及历史流转情况。

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易稻壳文档管理体系经典案例

1.项目:中芯国际机密文档管理中心

实施内容:

项目成果:本项目的方案是芯片行业的标杆,项目实施至今未发生过一期文档外泄事故,有效保障产品研发的资料安全。通过平台的在线协作,为中芯国际在节约工作成本、减少误差层面取得丰硕成,并且文档数字资产从创建到存档完全在线不落地,权限对应到人,有效保护企业的数字资产不流失。

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2.项目:立邦企业门户&文档中心

实施内容:

项目成果:立邦文档管理平台历时2年,涉及集团4个事业部,38个部门,覆盖共计8000多个员工...在易稻壳文档管理平台上,立邦集团实现了秒级搜索、权限管控、实时分享无障碍的便捷,同时自动隔离扫描的防护体系免除了服务器频繁中毒困扰。

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关于企业--上海泰列渥克信息科技有限公司

上海泰列渥克信息科技有限公司,是一家专业从事软件研发业务的公司,是国家认证软件企业及高新技术企业。公司重点深耕企业数字资产管理及现代服务业务中台,产品包括易稻壳企业数字资产管理平台、Telework现代服务业务中台,并具备大型系统定制开发、数据中台整合、IT人才外包、系统云迁移、系统运维等业务。发展至今,已服务了覆盖大消费、大健康、农牧、智能制造、全渠道分销及零售连锁、餐饮连锁、商业地产等二十多个行业,世界各地近600家中大型企业客户。

公司拥有独立研发和技术服务中心200人研发团队,已通过CMMI3国际认证,有超过60个产品著作权;超50人的纯IT咨询团队,具备业务咨询、信息化咨询能力;深入业务场景,赋能产品,项目100%成功交付上线,服务好客户是泰列渥克多年的立足之本。